Alles op orde: met inventarisaties en digitale materieeloverzichten
Zo kan een goede structuur voor efficiëntere processen zorgen
Hoe belangrijk is een strak georganiseerd materiaalbeheer bij bouwondernemingen? Het antwoord is duidelijk, van vakman tot bedrijfsleider: zeer belangrijk – want een slechte structuur leidt vaak tot tijdrovend zoeken naar materiaal of stress op inventarisatiedagen. Hoe vaak zou je een inventarisatie uitvoeren als het met één druk op de knop mogelijk was?
Wij bekijken hoe je met vooruitziend magazijnbeheer, een goed geplande inventarisatie en standaardisering, bijvoorbeeld met gestructureerde gereedschapslijsten, de transparantie kunt verhogen, de kosten kunt verlagen en de processen kunt versnellen.
Goed georganiseerd materiaal kan tijd besparen
Herken behoeften en werk eenvoudiger
Als gereedschap kwijt raakt of onbetrouwbaar is, ontstaat er stilstand. Dit kan gevolgen hebben voor het projectresultaat, maar ook voor de tevredenheid van de medewerkers: Ontbrekende machines, zoeken naar gereedschap en afstemmen wie welke machine wanneer mag gebruiken, behoren tot de dagelijkse uitdagingen en zijn vaak een belemmering zijn voor efficiënt werk.
Hier komt goed materieelbeheer om de hoek kijken: hoe beter de voorraad wordt bijgehouden en hoe sneller behoeften worden herkend, des te beter je het team kunt uitrusten en een efficiënte werkomgeving kunt creëren. De basis hiervoor is een regelmatige inventarisatie en overzichten van bedrijfsmiddelen waarin ze worden geregistreerd, gecategoriseerd en beheerd.
Inventarisatie mag geen stressfactor zijn
Digitale oplossingen vergemakkelijken de processen
Elk jaar komt het weer terug: de inventarisatie. Vaak wordt dit als tijdrovend gezien, maar dat hoeft niet zo te zijn. Als het goed gepland is of met behulp van een digitaal beheersysteem gestructureerd is, dan is het echt niet moeilijk om het overzicht te bewaren.
De tool biedt een overzicht van de beschikbare gereedschappen en helpt bij het documenteren van aankoopdatum, staat en onderhoudsmomenten van de machines. Bovendien kan het als basis dienen voor de planning van toekomstige uitgaven. Dit alles draagt op de middellange en lange termijn bij aan betere werkprocessen.
Met digitale beheersystemen besparen jouw medewerkers ook tijdens de werkdag veel tijd: ze kunnen bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag in hun app zien of alle machines weer in de bus liggen.
Als de inventarisatie niet jaarlijks maar continue plaatsvindt, bieden softwareoplossingen met één druk op de knop een real-time voorraadoverzicht. Het voordeel: de voorraad wordt voortdurend gedocumenteerd, zonder dat het werk hiervoor stil hoeft te liggen.
Tips voor een eenvoudigere inventarisatie
Structureer je magazijn systematisch
Met een gestructureerd magazijn kunnen jouw teams elke dag snel aan het werk en verlopen bouwprocessen ontspannen. Je bespaart tijd, omdat alle materialen beschikbaar en klaar voor gebruik zijn.
Uit het ‘Lean Management’ is de 5S-Methode afgeleid. Daarmee worden werkomgevingen zo vorm gegeven dat de medewerkers zich op hun taken kunnen concentreren. 5S staat voor sorteren, systematiseren, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. Deze cyclus kun je heel makkelijk invoeren en stap voor stap toepassen op het eigen materieelbeheer. Hulpmiddelen zoals magazijnstellingen, werkbanken met een vaste plek voor elk gereedschap en sorteerkasten voor kleine onderdelen helpen bij het sorteren en systematiseren.
Verdeel de verantwoordelijkheid binnen het team
Met geoptimaliseerde processen en een goede organisatie kunnen jouw medewerkers zelfstandig werken en hebben ze meer tijd voor hun taken op de bouwplaats. Deel jouw doelen met jouw medewerkers en geef hen ook de mogelijkheid om hun ideeën voor de verbetering van de processen te delen. Zo worden ze gemotiveerd om zelf verantwoordelijkheid op zich te nemen. Een beter gepland materiaalbeheer vermindert immers ook stress bij het team.
Het team kan regelmatig worden betrokken bij het opruimen van bedrijfsbussen. Check ook regelmatig bij hen in over of machines in orde zijn, of ze gerepareerd of vervangen moeten worden, en of ze tevreden zijn met het materieel. Als de inventarisatie een routine wordt, raken machines minder vaak kwijt, zijn zwakke machines sneller geïdentificeerd en doe je alleen zinvolle nieuwe aankopen.
Voer een permanente inventarisatie in
Overweeg om een continue inventarisatie in te voeren. Hierbij helpen digitale oplossingen voor bedrijfsmiddelenbeheer. De oplossing van Hilti, ON!Track, beheert jouw voorraad door machines te labelen, bijvoorbeeld met een ID-nummer of Smart Tagsop basis van Bluetooth-technologie. Met cloud-based software kun je op elk gewenst moment, vanuit kantoor, vanaf de bouwplaats of onderweg toegang krijgen tot de informatie. Je ziet welke machines en gereedschappen, van Hilti of van andere fabrikanten, beschikbaar zijn, welke aan een team zijn toegewezen en welke onvindbaar zijn. Omvangrijke rapporten geven meer informatie over de voorraad van machines en verbruiksmaterialen. Het grote voordeel: je weet op elk moment hoe de voorraad zich ontwikkelt en je kunt hierop direct anticiperen.
Lees hier hoe digitale oplossingen jouw machinebeheer kunnen ondersteunen.
De rol van een materieeloverzicht
Structureer alledaagse processen
Het creëren van een overzicht van al het materiaal is de basis van een inventarisatie, maar helpt om de dagelijkse werkprocessen makkelijker te maken. Wijs bedrijfsmiddelen bijvoorbeeld toe aan verschillende categorieën. Maak daarbij een onderscheid tussen gereedschap voor dagelijkse werkzaamheden en materieel dat minder vaak gebruikt wordt. Zo kun je machines die belangrijk zijn en veel worden gebruikt, meer aandacht geven als het om onderhoud en kalibraties gaat. Ook valt slijtage sneller op, waardoor je hier eerder op kan anticiperen met een reparatie of aankoop van een nieuwe machine.
Binnen het overzicht van het materieel kun je ook onderscheid maken tussen verschillende specialisten, zoals installateurs, loodgieters of elektriciens. Zo zorg je ervoor dat elk team de juiste nodige gereedschappen heeft om mee naar de werkplek te nemen en weer in goede staat terug naar het magazijn te brengen.
Onze tip: beheer dit overzicht digitaal, want daar zitten verschillende voordelen aan: het is makkelijk uit te wisselen tussen verschillende team, een template kan makkelijk opnieuw gebruikt worden voor een vergelijkbaar project, het kan op elk moment worden bijgewerkt, en het kan geïntegreerd worden met anders systemen, zoals bestelsystemen.
